Mindannyian találkoztunk már olyan hirdetéssel, ahol az üzleti utat vagy szálláshelyet egy kellemes, wellness hangulatot keltő képpel ábrázolták. “Egy egzotikus út, ami papíron leírható üzleti útként”.
Nem az etikusság kérdését fogjuk most boncolgatni, hanem azt, hogy valójában mikor számolható el egy utazás jogszerűen céges költségként, és mikor keletkezik belőle adófizetési kötelezettség.
Kiinduló példa: egy tipikus céges utazás
Tegyük fel, hogy egy vállalkozás több munkavállalót küld egy 3-4 napos külföldi szakmai útra. Az utazás során:
- – céges autóval közlekednek
- – szállodában szállnak meg
- – szakmai programokon vesznek részt
- – a cég fizeti az étkezést és a belépőket
A kérdés: ezek közül mi számolható el adómentesen, és mi nem?
1. Cégautó, üzemanyag: elszámolható, de feltételekkel
A társasági adó szabályai alapján a vállalkozás elszámolhatja:
- – a cégautó fenntartási költségeit
- – az üzemanyagot
- – az üzemeltetéshez kapcsolódó kiadásokat
Fontos: ez akkor is igaz, ha az autót részben magáncélra is használják.
Viszont:
- – kötelező a kilométer-nyilvántartás
- – az üzemanyag-felhasználásnak összhangban kell lennie a NAV normákkal
- – számla szükséges a tankolásról
És ami sokaknak kimarad: a költségelszámolással együtt cégautóadó-fizetési kötelezettség is keletkezik.
2. Kiküldetés és üzleti út: nem ugyanaz, de mindkettő fontos
A jogszabály különbséget tesz a kettő között:
Kiküldetés: amikor a munkavállaló a munkáltató érdekében, más helyen végez munkát.
Hivatali / üzleti utazás: tágabb fogalom, ide tartozik minden, ami a tevékenységhez kapcsolódik.
Fontos: a lakóhely és a munkahely közötti utazás nem számít kiküldetésnek.
3. Mi számolható el adómentesen?
Az SZJA törvény alapján nem minősül bevételnek (tehát adómentes):
Utazás és szállás
- – repülőjegy, vonatjegy
- – szállás költsége
- – a jegy vagy szállás árába beépített étkezés
Feltétel: üzleti úthoz kapcsolódjon
Elszámolás előleggel vagy utólag
Két módon működhet:
- – a cég előleget ad: ezt utólag el kell számolni
- – a dolgozó fizet, és a cég utólag megtéríti számla alapján
Ha nincs elszámolás, akár adóköteles jövedelem is lehet.
Saját autó használata – kiküldetési rendelvény
Ha a dolgozó saját autót használ:
- – kiküldetési rendelvény alapján
- – adómentesen téríthető a költség
A mérték: NAV üzemanyagár + norma 9 Ft/km általános költség. Ez az egyik leggyakoribb és legkedvezőbb megoldás.
4. Napidíj: nem mindegy, hogyan van adva
Belföldi kiküldetés
- – minimum napi 500 Ft
- – fedezi a többletköltségeket
Speciális esetben (pl. sofőrök): akár napi 9 000 Ft is lehet.
Külföldi kiküldetés
Két lehetőség van:
1. számlák alapján elszámolás
2. átalány (igazolás nélkül)
Átalány esetén:
- – a bevétel 30%-a
- – de max. napi ~15 euró
Ez egy klasszikus „egyszerűsített” megoldás.
5. Mikor lesz adóköteles?
Nagyon fontos rész. Az utazás (vagy annak része) adókötelezetté válik, ha:
- – nincs megfelelő bizonylat
- – nem a cég tevékenységéhez kapcsolódik
- – a dolgozó nem számol el az előleggel
- – magáncél jelenik meg
Ilyenkor a juttatás: egyéb jövedelemként vagy bizonyos esetekben más jogcímen adózik.
6. Tipikus hibák a gyakorlatban
A legtöbb probléma nem a szabályok hiányából, hanem a gyakorlatból jön:
- – „majd elszámoljuk valahogy” hozzáállás
- – nincs útnyilvántartás
- – hiányos számlák
- – keveredik a magán és üzleti cél
- – nincs belső dokumentáció
Ezek egy NAV-ellenőrzésnél azonnal előjönnek.
Röviden összefoglalva
Egy céges utazás lehet:
- – teljesen adómentes
- – részben elszámolható
- – vagy teljesen adóköteles, attól függően, hogy hogyan van felépítve és dokumentálva.
Hogyan tud ebben segíteni az AlfaTAX Könyvelőiroda?
Az ilyen helyzetek nem fekete-fehérek. Mi abban segítünk, hogy:
- – előre láthatók legyenek a kockázatok
- – helyesen legyen megválasztva meg a jogcím
- – és ne utólag derüljön ki a probléma egy esetleges ellenőrzésnél vagy elszámolásnál
Ebben az esetben is a könyvelés nem adminisztráció, hanem döntéstámogatás.
Van már konkrét útja tervezve? Egy adott helyzet megítélése mindig részletkérdés: írjon nekünk, és megnézzük, Önnél mi számolható el biztonságosan.
További hasznos információkért kövessen minket a közösségi felületeinken is.